FAQ

Comment se déroule la prestation d’archivage ?

Une fois votre commande validée, nous vous livrons les cartons dans vos locaux sous 5 jours ouvrés maximum.

L’enlèvement de vos archives se réalise dans les 15 jours ouvrés après votre demande d’enlèvement effectuée via le formulaire de contact archivagefacile.fr. Les cartons sont ensuite conservés sur nos sites de conservation.

Comment se déroule la prestation de consultation d’archives ?

Quand vous avez besoin de consulter vos archives, nous prenons rapidement en compte votre demande, nous recherchons et préparons le ou les carton(s). La livraison s’effectue rapidement dans vos locaux sous 48h ( jours ouvrés) maximum pour une demande reçue avant 12h00).

Comment se déroule la prestation de remise en archive ?

Pour la remise en archive, Xelians s’occupe de l’enlèvement du ou des carton(s) dans vos locaux (sous 72h ouvrés pour une demande reçue avant 12h00) ainsi que du transfert vers leur site de conservation. Nos équipes réceptionnent le(s) carton(s) et réalisent la remise en stock du ou des cartons(s) pour une conservation dans des conditions optimales.

Dans tous les cas, vous n’avez pas besoin de vous déplacer !

Pourquoi faire un inventaire au moment de mettre vos documents dans des cartons?

Il est très important de réaliser l’inventaire pour savoir quel carton demander quand vous souhaitez consulter un document en particulier. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l’article « Comment faire un bon inventaire ».

Où seront conservées mes archives? Quelles sont les zones couvertes?

Grâce à nos 35 sites dédiés et sécurisés en France métropolitaine, nous couvrons tout l’Hexagone. Quel que soit le site où vos archives sont conservées, nous nous engageons à livrer sous 48h (jours ouvrés) le(s) carton(s) en cas de demande reçue avant 12h00.

Comment garantissez-vous la confidentialité de mes archives?

Nos sites de conservation offrent un haut niveau de sécurité à vos archives, seul un personnel habilité peut avoir accès à vos archives.

Tout le personnel de Xelians est soumis au secret professionnel et signe à son embauche un engagement de confidentialité. Xelians s’engage, lors de la demande de consultation des archives, à garder confidentielle toute information dont il aura eu connaissance.

Pour la consultation, seul le référent du compte peut demander le(s) carton(s).

Que puis-je archiver ? Y-a-t-il des contraintes en termes de formats de documents? Je possède des plans au format A3,le carton proposé est-il adapté ?

Vous pouvez archiver tout type de documents (documents comptables, fiscaux, commerciaux, …) dès lors qu’ils peuvent être mis dans un carton de 30L. Un plan A3 rentre dans un carton s'il est plié.

Nous ne pouvons pas conserver sur nos sites des produits dangereux ou inflammables, des substances illégales, denrées périssables, des armes à feu et autres produits illicites, des animaux.

Comment faire lorsque j’ai des documents ayant des durées de conservation différentes ?

Vous devez effectuer autant de commandes d’archivage que vous avez de durées de conservation de vos documents.

Quelle est la démarche à suivre si je souhaite numériser mes documents ?

En plus des prestations d’archivage proposées, nous sommes également spécialistes de la numérisation de documents et de la digitalisation des processus métiers. Si vous avez un projet dans ce sens, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact.

Pouvez-vous préparer l'archivage de mes documents ?

La préparation de l’archivage de documents n’est pas prévue dans les packages présentés sur notre site web. Si vous souhaitez que nous prenions en charge l’audit documentaire, l’inventaire et la préparation de vos archives, faites-nous une demande via le formulaire de contact. Un commercial vous contactera pour réaliser le devis.

Puis-je venir chercher mes archives moi-même ?

Vous ne pouvez pas venir chercher vos archives par vous-même, nous nous chargeons de vous livrer le(s) carton(s).

Quels sont les délais pour récupérer les archives que je souhaite consulter ?

Une fois la demande de consultation réalisée sur archivagefacile.fr, la livraison du ou des carton(s) dans vos locaux s’effectue sous 48h (2 jours ouvrés) maximum pour une demande reçue avant 12h00, sous 72h (3 jours ouvrés) pour toute demande effectuée l'après midi.

Comment est assurée la traçabilité des mouvements ?

La traçabilité des unités d’archives est donc assurée par un double mécanisme :

  • Un système de codes-barres permettant de connaître la localisation et le statut de chaque unité d’archives en temps réel (chez Xelians ou chez vous, sortie ponctuelle ou définitive, …)
  • Un système de bons de livraison qui viennent matérialiser la livraison effective de l’unité d’archives.

Qui peut faire la demande de consultation/remise en archive ?

Seul le référent du compte peut en faire la demande.

Je souhaite consulter une archive mais j’ai perdu mon inventaire. Que dois-je faire ?

Sans inventaire, il est impossible de savoir où se situe l’archive que vous souhaitez consulter. Dans ce cas, la seule solution est de demander la restitution de tous vos cartons. Vous pourrez alors retrouver l’archive et refaire l’inventaire.

Un livreur Xelians se présente dans mes locaux dans le cadre d’une prestation d’archivage ou pour me restituer des archives ou pour me livrer des fournitures. Puis-je lui remettre des archives consultées ?

Non, vous devez au préalable avoir commandé une remise en archive sur le site archivagefacile.fr.

Dois-je acheter des fournitures en complément de ma commande d’archivage ?

Dans le cadre d’une commande d’archivage, nous vous fournissons les cartons en fonction du nombre de mètres linéaires commandés. Il n’est pas nécessaire d’en commander.

En revanche, vous pouvez commander des fournitures pour votre archivage interne.

Comment dois-je faire pour estimer ma quantité d’archives en mètre linéaire ?

Pour calculer le nombre de mètres linéaires qu’elles représentent, alignez les documents à archiver, et mesurez le nombre de mètres linéaires que cela représente. Pour avoir une démonstration concrète, consultez notre vidéo  "Comment mesurer un mètre linéaire ? ".

Quelles sont les conditions d’annulation/rétractation/remboursement annuler ou modifier une commande ?

Il n’y a pas de remboursement ni d’annulation quand le client fait une erreur d’évaluation dans les quantités de commandes de prestations (par exemple erreur d’évaluation du nombre de conteneurs dans la commande de fourniture, erreur d’évaluation dans la commande de quantité à archiver).

Les conditions de rétractation sont celles prévues à l’article L121-16-1 III, du code de la consommation.

Comment suivre ma commande?

Vous pouvez suivre votre commande dans votre espace client.

Puis-je prolonger la durée de conservation de tout ou partie de mes archives?

Vous pouvez prolonger la durée de conservation des cartons à la fin de la durée initiale en contactant notre service client (via le formulaire sur archivagefacile.fr ou directement par téléphone).

Quels moyens de paiement puis-je utiliser ?

Vous pouvez payer par carte bleue ou prélèvement bancaire.

Quels documents dois-je fournir lors de ma commande ?

Lors de votre commande sur archivagefacile.fr, vous n'avez pas de documents à fournir.En revanche, notre support client vous demandera de lui envoyer par mail votre Kbis lors de la validation de votre commande.

Comment télécharger ma facture? Où trouver ma facture?

Vous pouvez trouver/télécharger votre facture dans l’espace client.

Comment modifier l’adresse de livraison?

Vous pouvez modifier votre adresse de livraison dans l’espace client.

Où trouver mes numéros de cartons?

Vous pouvez trouver vos numéros de cartons dans l’espace client.

Qui puis-je contacter en cas de problème sur une prestation commandée ?

Vous pouvez nous signaler tout problème en remplissant un formulaire sur notre portail d’assistance en ligne : https://support.xelians.fr/.

Nos équipes se chargeront de régler le problème dans les meilleurs délais.

Quelles sont les garanties, assurances ?

Xelians souscrit les polices d’assurance couvrant sa responsabilité civile, professionnelle et multirisques dans le cadre de ses activités et s’engage à les maintenir en vigueur pendant toute la durée du contrat. La responsabilité est limitée aux préjudices directs et prévisibles.

Xelians ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des préjudices indirects ou imprévisibles, qu’ils soient matériels ou immatériels ce qui inclut notamment un manque à gagner, une perte d’exploitation, une perte de chiffre d’affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d’une chance, perte de commandes, perte d’économies escomptées, trouble commercial.

En tout état de cause, Xelians sera responsable des archives en l'état où elles lui auront été confiées et en fonction des contrôles qu'il aura réalisés au moment de la prise en charge.

Si la responsabilité de Xelians était retenue dans l'exécution des présentes, elle s'apprécierait selon le droit commun, et sera limitée aux montants suivants :

  • Perte - destruction - dommages aux archives physiques : 30 (trente) Euros par mètre linéaire, correspondant à la valeur du coût de remplacement des supports physiques et des informations qu’ils contiennent ;
  • Autres dommages : la responsabilité de Xelians, et ce à quelque titre que ce soit, sera strictement limitée au montant facturé sur les 12 (douze) mois précédant le sinistre au titre de la prestation concernée par le sinistre.

Ces plafonds se situant en tout état de cause dans le cadre des risques couverts par les polices d’assurance souscrites par Xelians pour couvrir l’ensemble de ses clients ainsi que ses activités, et ce dans la limite des plafonds garantis par ces dernières.

Xelians ne sera en aucun cas responsable des dommages consécutifs, même partiellement, à une inexécution totale ou partielle des obligations du client. Xelians est dans l’ignorance du contenu précis des biens confiés par le client, et de la valeur qu’ils peuvent représenter pour le client et ce, à tout moment d’exécution des prestations. Il appartient au client de prendre toutes les mesures nécessaires à la sauvegarde des informations figurant sur les supports préalablement à leur remise à Xelians.