Comment faire un bon inventaire ?

L’inventaire consiste à enregistrer la description du contenu de chaque carton.

 

Vous définirez les règles d’indexation (comment structurer les informations importantes), de durée de conservation (au bout de combien de temps on détruit le carton) et d’habilitation (qui a le droit de consulter le contenu) en fonction de la nature des archives.

L’inventaire va donner des informations sur l’ensemble des documents d’un même carton :

 

  • Qui est le producteur
  • Les dates des documents (date du document le plus ancien et date du document le plus récent),
  • Les dates de destruction (en fonction des durées légales de conservation et calculées à partir de la date du document le plus récent),
  • Le descriptif du contenu du carton

L’ensemble de ces informations constituant l’inventaire peut être enregistré dans un fichier Excel par exemple.